... jeg vil BARE, LIGE, HURTIGT gerne bruge ...
... Microsoft Office til meget mere ...
Om at gøre applikationerne til værktøj,
der kan meget mere
Om automation, fejlminimering, forenkling,
processer, og at gøre det umulige muligt
Microsoft®, Office®, Excel®, Word® og Outlook® er registrerede varemærker tilhørende Microsoft Corporation. Alle rettigheder forbeholdes.
Det er jo egentlig tre "fy-ord", når man siger "kan du ikke bare, lige, hurtigt...", men med Office-programmerne kan man faktisk godt opnå rigtigt meget "BARE, LIGE, HURTIGT".
Formålet med bøgernes eksempler er i overskuelige skridt at gå fra ’ingenting’ til ’alting’ med programmerne, som i virkeligheden har et langt større potentiale, og derved også bringe enhver interesseret læser og bruger af Microsoft® Office pakken fra de ’almindelige’ anvendelser til de langt mere avancerede, værdifulde og sjove.
De inspirerer med en række konkrete og fuldstændige eksempler bygget op skridt for skridt, så de kan genbruges med alle fordelene til følge, for forhåbentlig derigennem at hjælpe til at hverdagens opgaver lettes betydeligt – nogle gennem at lade programmerne overtage og løse trivielle, tunge eller tidskrævende administrative opgaver.
Sluttelig ville det være fantastisk, hvis du får ideer til nye anvendelser, opgaver der i dag løses manuelt eller på anden og meget mere kedelig måde, og i fremtiden gøres sjovere, lettere eller i det hele taget bare lige pludselig er muligt med lidt nysgerrighed, interesse og disse bøger :-)
BLH-seriens bøger:
... jeg vil BARE, LIGE, HURTIGT gerne bruge ...
Klik på en bog for mere inforrmation
Er Indbakken af og til lidt uoverskuelig? Har du prøvet automatisk kategorisering?
Vil du gerne springe over at indtaste makroerne, som bliver bygget i eksemplerne? Så send en e-mail her...
Outlook til meget mere
Opsætninger og tilpasninger, flere og bedre genveje og opslag, muligheder sammen med andre Office-programmer og internettet, udvidelser og skjulte muligheder i og udenfor Outlook, VBA-makroer, og og og ...
Du har måske prøvet i et Word-dokument eller Excel-ark, eller et helt andet sted for den sags skyld at indsætte et link, som danner en e-mail, når man klikke på det? Faktisk kan man relativt enkelt meget mere end det, og det ser denne bog nærmere på i tre kapitler.
Først ”Indeni Outlook” med almindelige tilpasninger og nogle tricks der, for bedre overblik og effektive genveje og funktioner.
Derefter går det ”Ud af Outlook” med lidt mere avancerede finurligheder, og større styrke og mere værdi til de daglige opgaver, samt en hel del nye muligheder.
Til sidst gælder det ”Udenfor (og ind i) i Outlook”, når nogle af Office-pakkens andre programmer – og faktisk også noget helt andet – gør brug af og udvider det, du troede, du kunne med Outlook.
Find bogen bl.a. her:
På biblioteket
Som e-bog
Som paperback
Bogen "Outlook til meget mere" kan også bestilles direkte her:
Nøgleord: Outlook, opsætninger, tilpasninger, genveje, opslag, med andre Office-programmer, internettet, udvidelser, skjulte muligheder, overblik, nemmere arbejde, forenkling, automation, procesoptimering, makroer, VBA.
Skabelonens fem sider i "Formularprocessen":
Vil du gerne springe over at bygge eksemplerne selv? Så send en e-mail her...
Word til skabeloner
Word til skabeloner til tilbud, salgsprocesser, vejledninger, dokumentation, fletning, udsendelse, procesunderstøttelse, med optimering, forenkling, layout-tricks, automation og og og ...
Bogens tre eksempler på skabeloner i Word benyttes først til at forenkle og optimere arbejdet med fx tilbud, vejledninger, dokumentation osv. baseret på et ’bruttodokument’. Det indeholder fra starten (og egentlig hele tiden) den komplette mængde ’materiale’, men kan enkelt begrænses til at ende med at vise præcis kun det relevante indhold. Dernæst kan Word sammen med Outlook benyttes til at sende individuelt tilpassede beskrivelser i PDF-format til en række kontakter via personlige e-mails. Til slut gennemgåes et forslag til en forretningsproces omkring ansættelse af en ny medarbejder, hvor dokumentet struktureres som en formular til udfyldelse og sendes til - og automatisk returneres fra - de involverede partner via e-mail.
De tre eksempler der bygges op fra grunden er:
- En bruttoskabelon – flere formål i én skabelon
- Dokumentfletning på en mere avanceret måde
- En formular i dokument til understøttelse af proces
Find bogen bl.a. her:
På biblioteket
Som paperback
Nøgleord: Word, skabeloner, salgsproces, vejledninger, dokumentfletning, e-mail, introplan, forenkling, automation, procesoptimering, makroer, VBA.
Vil du gerne springe over at bygge eksemplerne selv? Så send en e-mail her...
Excel til spil, sjov og spas
Excel til andet end forretningsprocesser og andre seriøse - og mere almindelige - anvendelser
I denne omgang gælder det alt andet end noget seriøst, for ja, Excel kan sagtens benyttes til en masse underholdning og ikke kun anvendes forretningsmæssigt. Man skal nok være lidt ekstra vild med - eller skør med - Excel, kodning og at fordybe sig i denne tekniske og måske nok lidt smånørdede verden. Men når det er på plads, er der masser af sjove muligheder lige ved hånden. Formålet er stadig - ligesom de tidligere hæfter - at tænke alternativt, kigge udover hvad der i dag er muligt eller tænkeligt, og overgå det.
Tre spil opbygges og gennemgås ved brug af bl.a. layout, Excel-formler og -funktioner, og makroer (med VBA):
- Jeopardy! med styring af tavlen, visning af svar, kontrol af spørgsmål, tildeling af point m.m.
- Sænke slagskibe med placering af skibe, turstyring, afgivelse, modtagelse og markering af skud, samt både individuel og fælles slagmark m.m.
- Pong- det første TV-/konsol-/computerspil med retro grafik, automatik, 'high score'-liste m.m.
Find bogen bl.a. her:
På biblioteket
Som e-bog
Som paperback
Nøgleord: Excel, rapporter, statistik, cockpit, overblik, planlægning, storskærm, info-skærm, kioskvisning, skabeloner, salgsprocesser, tilbud, ordrer, sagsmapper, mødereferater, spil, underholdning, forenkling, automation, procesoptimering, formler, makroer, VBA.
Vil du gerne springe over at bygge eksemplerne selv? Så send en e-mail her...
Excel til skabeloner
Excel til skabeloner til salgsprocesser, tilbud, ordrer, sagsmapper, mødereferater, med optimering, forenkling og og og ...
Bogens tre eksempler på skabeloner i Excel kan fx benyttes til at forenkle og optimere den administrative del af arbejdet med tilbud, ordre eller kontrakt, afdække behov, lave beregninger, rådgive, inspirere og støtte en beslutningsproces. Derfra til at benytte Excel til at håndtere en sagsmappe med en mængde forskelligt indhold - informationer og tilknytninger af forskellig slags. Samt et eksempel på at benytte Excel til et mødereferat og derved få adgang til al funktionalitet, automation osv. til at bygge intelligens ind i referatet, bl.a. i opfølgningen på mødet.
De tre eksempler, der bygges op fra grunden, er:
-
Et tilbud med forskellige opslagsmetoder, dynamisk indhold m.m.
-
En sagsmappe med tilknytninger af dokumenter og andre filer, links m.m.
-
Et mødereferat med layout, automatik, præsentationer m.m.
Find bogen bl.a. her:
På biblioteket
Som e-bog
Som paperback
Inspireret?
Der er meget mere, der kan gøres ... BARE, LIGE, HURTIGT ...
Vil du gerne springe over at bygge eksemplerne selv? Så send en e-mail her...
Excel til rapporter
Excel til rapporter, statistik, cockpit, overblik, planlægning, storskærm, kioskvisning, automation og og og ...
Bogens tre eksempler på rapporter til forskellige formål omhandler både de enkle hvor data blot præsenteres, de lidt mere automatiserede hvor data også hentes og bearbejdes, samt egentlige cockpitværktøjer. Disse rapporter kan både være for den enkelte medarbejder til at få overblik og forenkle arbejdet med mange informationer, og det kan være afdelings- eller ledelsesrapporter, der tjener som værktøj til at styre forretningen pga. fremhævet status og trends, samt videndeling på tværs i organisationen.
De tre eksempler der bygges op fra grunden er:
- En salgsrapport med datahentning, filtrering, grafer m.m.
- En storskærm/info-skærm/kioskvisning/selvkørende præsentation
- Et projektoverblik med projektaktiviteter, gruppering, statuslys m.m.
Find bogen bl.a. her:
På biblioteket
Som e-bog
Som paperback
Gratis Excel-eksempler - få dem her...
Projektoverblik til succes
Et forslag til et konkret projektoverblik med aktiviteter, der fører til succes med forandringen som følge af projektet. Om det så er indførelse af CRM, et viderudviklingsprojekt, en anden forandring organisatorisk, procesmæssig eller af anden art. Alt sammen skridt for skridt til succes - også med forankring, som er en væsentlig forudsætning for at nå i mål.
Excel-arket har udover en række aktivitetsforslag også to makroer til at lette arbejdet med værktøjet og til inspiration.
Kortlægning / Indsatsradar
Få et klart grafisk billede af status, udviklingsområder og prioritering af indsatser gennem disse 60 spørgsmål fordelt over fem kategorier.
Radaren opsummerer, og med dette overblik bliver behovene og konklusionerne mere tydelige, og dermed de nødvendige handlinger lige så.
Kiosk-visning / info-skærm
Dette eksempel er en inspiration til en selvkørende præsentation, der fx kan benyttes på en fælles- eller storskærm, hele tiden være opdateret med data fra forskellige kilder, og så at sige ’passe sig selv’.
Ressourcetræk / belægningsgrad
Dette eksempel er et værktøj til at hjælpe med overblik og at arbejde med belægningsgraden ved fx almindelig planlægning, procesoptimering, forretnings- og personaleudvikling.
Projektoverblik til succes
I forlængelse af artiklen "Kan man få succes med forankring" er her et forslag til et konkret projektoverblik med aktiviteter, der fører til succes med forandringen som følge af projektet, om det så er indførelse af CRM, et viderudviklingsprojekt, en anden forandring organisatorisk, procesmæssig eller af anden art. Alt sammen skridt for skridt til succes - også med forankring, der som beskrevet er en væsentlig forudsætning for at nå i mål.
I bogen "Få succes med CRM" er der underbyggende kapitler til udførelse af projektaktiviteterne, og nogle af artiklerne på LinkedIn kan også bruges til inspiration, fx til "Projektscope" i "De 8 trin til en succesfuld CRM-strategi".
Hvis du er interesseret i projektoverblikket, som er vist i udsnit her, så send en mail >>. Det er lavet som et enkelt Excel-ark til at arbejde videre på, eller det kan naturligvis også bruges til inspiration og flyttes over i et andet værktøj. For hver aktivitet er der en uddybende tekst og stikord/inspiration til at udføre den. Derudover forslag til for hver aktivitet at angive reference fx til intern dokumentation eller yderligere materiale, hvem der har ansvaret for aktiviteten, og link til arkiv, applikation til udførelse eller anden ressource. Derfra er det tanken, at hver aktivitet fx får angivet en eller flere datoer, hvor den planlægges, udføres og følges op, samt status osv.
Excel-arket har udover en række aktivitetsforslag også to makroer til at lette arbejdet med værktøjet og til inspiration:
- Den ene makro giver mulighed for at folde en aktivitetsgruppe ind eller ud. Det er et (efter min mening lidt mere brugervenligt) alternativ til Excels gruppefunktion.
- Den anden makro viser en aktivitets beskrivelse, når der højreklikkes på aktiviteten - så kan kolonnen med beskrivelsen skjules og overblikket forenkles.
Må dette værktøj, aktivitetsforslagene og dit projektarbejde føre til succes - uanset om det er med CRM eller et andet forandringsprojekt 😊
Kortlægning / Indsatsradar
Stil disse 60 spørgsmål fordelt over fem kategorier, og få et klart billede af CRM-landskabet, udviklingsområder og prioritering af indsatser. Spørgsmålene kan eventuelt suppleres med uddybende tekst/kommentarer, der besvares kvalitativt, og spørgsmålene kan naturligvis udskiftes, og/eller justeres til andre formål.
En inspiration til den kortlægning, der både inden projektet er afgørende for muligheden for overhovedet at kunne planlægge vejen til succes, samt undervejs og efter afsluttet projekt, kan benyttes til opfølgning, efterkalkulation, fremadrettet læring osv. I bogen "Få succes med CRM" indeholder kapitel 16 "Organisatorisk forankring: Strategi" et case med overskriften "Find CRM-niveauet", der beskriver, hvordan man i en given organisation kan kortlægge status på væsentlige områder. Med udgangspunkt i dette case er her et Excel-værktøj til at danne dette overblik grafisk.
Excel-værktøjet indeholder ingen makroer, men derimod en række nyttige formler, og tre ark med følgende opbygning:
- Spørgsmålene og opsamling af svar – hvert spørgsmål besvares med 0-4 for hhv. vurdering af status og prioritering
- Opsummering og konsolidering af besvarelse, herunder prioritering
- Indsatsradar med mulighed for valg mellem forskellige tidspunkter
Angående punkt 3 er det her foreslået, at undersøgelsen kan gøres i flere omgange og de respektive resultater kan så vises i radaren, og forbedringer kan synliggøres. Alternativt kan det i stedet vælges at foretage og vise undersøgelsen for flere afdelinger, sektioner, firmaer eller anden opdeling.
Også dette værktøj tager udgangspunkt i forankringen af CRM, men med ganske få enkle tilpasninger, kan det bruges til kortlægning af alle mulige andre forandringsprojekter, der er afhængige af forankring på tværs af og dybt i organisationen.
Hermed ønskes du succes, godt udbytte, og især god fornøjelse med dette Excel-værktøj, og med forankring af projekter 😊
Kiosk-visning / Info-skærm /
Selvkørende præsentation
Når informationer skal præsenteres med forskellige visninger og skærmbilleder automatisk på en skærm, er Excel oftest ikke det oplagte valg. I stedet benyttes fx PowerPoint™ eller en applikation specielt beregnet til selvkørende visninger. Men hvad nu hvis Excel kunne se ligesådan ud og samtidig tilbyde muligheder for fx at opdatere sig automatisk med forskellige data? Derfor er dette værktøj en inspiration til en selvkørende præsentation, der fx kan benyttes på en fælles- eller storskærm, hele tiden være opdateret, og så at sige ’passe sig selv’.
Der er tre ting, der skal håndteres:
- Kontrol med Excel’s brugerflade (værktøjslinjer, menuer osv.)
- Styring og brug af ark og deres indhold – også i baggrunden
- Tidsstyring af Excel og den funktionalitet der ønskes
Eksemplet indeholder tre makroer og et par ark til inspiration:
- En ”Auto_open()”-makro til at igangsætte hele mekanismen så Excel-mappen blot kan afvikles fx fra en central PC eller server, hvor der ikke kræves brugerhandling ved opstart
- En makro til at afslutte ’kioskvisningen’
- En makro til selve afviklingen af ’kioskvisningen’ med timer-funktion 😊
Ressourcetræk / belægningsgrad
I leveranceorganisationer er belægningsgraden jo en vigtig måleparameter, men i endnu højere grad et strategisk værktøj for indsatsområder - væsentligt for planlægning, for procesoptimering, forretnings- og personaleudvikling.
Specielt indenfor CRM har der dannet sig et fundament og enkle tilgange, der gør overblikket og anvendelsen meget mere enkel.
Dette eksempel bygger på BLH-hæftet "Excel til rapporter...", og indeholder ingen makroer, men til gengæld det viste layout, to ark til de to typer data (aktiviteter), opsætning af tid, medarbejdere og teams, samt et par formler til at løse følgende:
- Opsummering af timer per medarbejder per uge (angivet med datoen for mandagen i ugen)
- Betinget formatering til tydeliggørelse af belægningsgraden per medarbejder per uge, herunder tydeliggørelse af to tærskelværdier (80% og 90%)
- Betinget formatering til illustration af ressourcetræk per medarbejder per uge
Alt dette kan naturligvis selv enkelt justeres efter ønske og behov.
Rapporten anvendes ved:
- (første gang at indsætte medarbejdernes navne i stedet for ”Rip”, ”Rap” og ”Rup”, tilføje flere medarbejdere, samt indsætte antal timer til rådighed fra hver medarbejder i den skjulte kolonne)
- at indsætte tidsrapporter i de blå kolonner i de to dataark (eller forbinde dem direkte til datakilden for udtræk)
- derpå at kopiere de indlejrede formler i de grønne kolonner i dataarkene til beregning af ’uge’ og ’ugesum’ til at dække alle datarækker
Nu er rapporten opdateret inkl. at automatisk blive vist fra den første dato i datasættene. Ovenstående kan naturligvis automatiseres med en makro som beskrevet i hæftet, udvides til at hente oplysninger afhængig af dato/måned osv, hente fra andre systemer og meget mere, men det er helt frivilligt 😊
God fornøjelse med Excel, rapporter og med ressourceplanlægning.
